メール 転送 マナー。 メールのマナーの基本は?返信や添付などメール送信時の注意点とは

メールのマナーの基本は?返信や添付などメール送信時の注意点とは

メール 転送 マナー

スマホから個人のメールアドレスでメールを送るのはやめましょう。 教授がメールチェックを行い、返信メールを送信するのはほとんどPCからです。 ところが携帯のキャリアメールでは、スパムメール対策のためPCからのメールをオミットするフィルターを導入していることも多いです。 教授からの返信があっても、携帯側ではじく設定になっていると、受信しても気付かなかったり、受信自体ができなかったりします。 スパムメールと自動判定してごみ箱に送られていた、そもそも受信されていなかった、なんて話が非常に多く、「送った・送ってない」でトラブルになる可能性すらあります。 教授へのメールは、基本的に大学から支給されたメールアドレス、せめてGmail、Yahoo! メールを使用してメール送信しましょう。 メールアプリを使えばスマホでも簡単にメールのやり取りができるので、ぜひ登録しておきましょう。 メールの形式では以下の項目は必ず記載しましょう。 以下ではそれぞれ作成のコツをご紹介しますのでぜひチェックしてみましょう。 「先生」「教授」がそれだけで一種の尊称なので、さらに「様」を付ける必要はありません。 といった一文を入れておくのがいいでしょう。 次に「自分 送信者 が誰なのかを明示」します。 などと記載しましょう。

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Gmailにログインし、転送を行いたいメールを開いてください。 転送を行うにはメールの画面右上あたりに表示されている次のアイコンをクリックして下さい。 表示されたメニューの中から「転送」をクリックして下さい。 または元メールの下に表示されている「転送」をクリックしても同じです。 メール本文の下に転送メールを作成するためのエリアが表示されます。 転送でメールを作成すると送信先や件名は次のようになります。 ・転送メールの送信先は未入力ですので別途指定する必要があります ・転送メールの件名は元のメールの件名の前に「Fwd: 」が付いたものになります ・転送メールには元のメールのヘッダーや本文が末尾にの後に添付されます それではまず転送先のメールアドレスを入力します。 宛先の個所をクリックして下さい。 送信先を入力できるようになります。 転送先のメールアドレスを入力して下さい。 「Cc」や「Bcc」など通常のメールと同じように送信先を指定できます。 必要であれば本文にテキストを追加したり、自動的に添付された転送元メールのヘッダーや本文を編集して下さい。 今回は本文に1行追加しました。 編集が終わりましたら「送信」をクリックして下さい。 転送メールが送信されました。 Gmailはスレッド機能がデフォルトで有効になっています。 スレッド機能とは関連するメールをまとめて表示するものです。 受信したメールに対して転送を行った場合は、返信したメールと元になるメールが同じスレッドにまとめて表示されます 元のメールの下に表示されています。 スレッドについては「」で詳しく解説します。 -- -- 転送メールには元のメールが添付されています。 添付の部分はデフォルトで表示されていませんが、表示するには「…」をクリックしてください。 表示されていなかった元のメールの部分が表示されました。 -- -- 転送メールの件名を確認してみます。 元のメールは次のようなものでした。 転送で送ったメールは次のようになっており、転送メールの件名が元のメールの件名に頭に「Fwd:」を付けたものになっていることが確認できます。 転送メールを作成する場合、件名は自動で設定されますが編集することもできます。 件名を編集するには転送メールの作成画面に表示されている矢印アイコンをクリックして下さい。 表示されたメニューの中から「件名を編集」をクリックしてください。 転送メールの作成画面がポップアウト表示されて件名を編集することができるようになります。 件名のところを一度クリックしてから直接編集してください。 では実際に件名を編集してから「送信」をクリックして転送メールを送信してみます。 転送メールが送信されました。 これまでと違うところは転送メールが元のメールと同じスレッドになっていないことです。 送信した転送メールは「送信済み」ラベルをクリックすると表示されました。 転送メールの件名を編集してしまうと、元のメールと同じスレッドには入らなくなるようですのでご注意ください。

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メールを転送する時のマナーと書き方!担当者が違う場合の対応は? [ビジネス文書] All About

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同じ相手と何度もメールのやり取りを行なっていると、メール返信時の件名をどうすればいいのか迷うことも多くなるでしょう。 単純に「Re」を付けるだけでは、メールソフトによっては「Re」がたくさん付いてしまったりして、件名が見にくくなってしまいます。 返信メールの件名は「Re:」をつけたまま メール返信をする時に件名に「Re:」の文字で出てきますが、この「Re:」は「メールに対する返事」を示すものです。 件名にそのまま残して送り返しますので、消してしまわないように気をつけましょう。 件名に相手の社名や氏名が書いてあっても、通常は残しておくものです。 複数回返信を続ける場合は数字で代用できる ただし、まったく件名を変更せずにメールのやりとりを重ねると、「Re:」が続いて見苦しくなる点がネックです。 メールの返信では全文引用するのは避ける ここで、次にメール返信時の引用について紹介します。 大前提として、返信時に元メールを全文引用するのは避けましょう。 その理由としては、不必要な部分まで引用したメールは読みにくくなるからです。 必要な部分だけ引用する もしも引用するのであれば、必要な部分だけを引用して簡潔に用件を伝えられるように心がけましょう。 相手の作業時間を必要以上に奪わないことも、大事なビジネスメールマナーです。 仕事なのですから、なるべく早く返信するように心がけましょう。 とくに、重要な案件の場合は、返信のスピードが後の展開を左右するかもしれません。 メールの返信はできるだけ早くする メールの返信における理想は、即レスすることです。 メールチェックを行う時間帯を作ったほうがよいという意見もあるでしょう。 しかし、意思決定の速度は速い方がよいに越したことはありません。 メールが来た瞬間に返信を心がけている人は、仕事が速いと評判になるでしょう。 時間がなくても確認済みの意志は伝えよう 忙しくて丁寧なメール返信が出来なかった場合でも、「かしこまりました」などの1文だけでも返しておくといいですよ。 急ぎの案件であれば、ひとまずこちらが内容を理解したというだけでも、相手に伝える価値があるからです。 そして、可能な限りは数時間以内に返信するようにしてください。 遅くても1営業日以内にしましょう。 ビジネスメールマナーの3つの要素を守って返信しよう メール返信のビジネスマナーにおいては、「件名」「引用」「返信のタイミング」の3つの要素がすべて揃ってはじめて完璧になります。 上記のどれか1つだけでも守られていないようであれば、ビジネスマナーに反してしまうでしょう。 お礼・お詫び・催促のビジネスメールでは当たり前 最後に、ここまで紹介してきたビジネスメールマナーの「件名」「引用」「返信のタイミング」を守った上で、取引先などにメールを作成してみましょう。 お礼・お詫び・催促のメールを送る際にはビジネスマナーとして当たり前となりますので、しっかりとおさえておきましょう。 企業宛てのメール返信も慎重に ビジネスシーンでは面識のない相手とのメール交換も起こります。 そんなときこそ、ビジネスマナーを守ったメールの返信が取引を円滑にするカギになるのです。 文章だけでは細かいニュアンスは伝わりにくいものだといえます。 少しでも無礼な表現があれば、相手からの評価を下げる原因にもなるため、気をつけていきましょう。

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