シフト表 自動作成。 シフト表・勤怠管理表のエクセルテンプレート

エクセル関数でシフト表を自動作成する方法|無料テンプレートダウンロード可能

シフト表 自動作成

・ マクロとは? マクロとは、繰り返し行う操作を記録して、作業を自動化できる機能のことです。 エクセルのすべてのバージョンに標準装備されています。 シフト作成に限らず、エクセルで作業するときには同じ操作や計算などを繰り返し実行することがあります。 一度だけのことなら不便に感じることはありませんが、毎週、毎月と同じ作業を繰り返す必要があったり、処理するデータ量が膨大だったりすると作業は非常に大変です。 ルーチン化しているエクセルの操作をマクロに記録しておけば、実行ボタン一つで完結できます。 時間と労力を大幅に短縮できるだけでなく、データ量が多いときでもミスなく正確に作業を実行できるというのがマクロの利点。 シフト表をはじめ、店舗の売上表や営業成績表などのあらゆる事務作業に活用できるため、業務効率化におおいに役立つ機能といえるでしょう。 マクロ機能には、おもに二通りの利用方法があります。 以下で概要を解説します。 Microsoftが提供するエクセルなどで利用するアプリケーション拡張機能のひとつです。 VBAを使ったマクロ作成では、基本として備えられているマクロ機能よりも、さらに複雑な処理ができるという特徴があります。 ただし、実現するためにはVBAのコーディングが必要となるため、プログラミングの知識や言語スキルが求められます。 基本的な知識やノウハウがなければ、実現は難しいかもしれません。 ボタン一つで簡単に操作手順が記録できるため、VBAの知識がない初心者でも簡単に作業を自動化できます。 実行までの工程は、以下の3ステップ。 ステップ1:繰り返し行う単純作業を洗い出す まずは、今のシフト作成の作業で、毎回繰り返している操作を洗い出すことから始めます。 すでにシフト表がある状態で、シートを複製して翌週のシフトを作っている場合は、おもに以下の作業が発生します。 ステップ2:マクロに記録していく 今あるシフト表をもとに、翌週のシフトを作成する手順をマクロに記録していきます。 マクロにつける名前と保存先を入力しましょう。 今回は現在作業中のブックに保存しています。 説明については省略しても問題ありません。 ショートカットキーを入力すると、このブックを利用しているとき即座にマクロを起動できるようになります。 ここで記録する操作は、以下の2つです。 このような状態になったら、ひとまず1回目の記録は終了です。 ただし、日付は毎週変わるため、あくまで「オートフィルを使って連続した日付を表示する」という操作のみを記録します。 まずはD2のセルだけに日付を入力した状態にして、先ほどと同様の手順でマクロの記録をスタートしましょう。 ステップ3:マクロを実行する では実際に、ステップ2で記録したマクロを実行してみましょう。 再びマクロのダイアログボックスが表示されると、先ほど作成した2種類のマクロを選択できるようになっています。 ダイアログボックスが閉じると、Sheet2に表がコピーされ、データが削除された状態の表が現れました。 ダイアログボックスを閉じると、6月8日から7日間の日付が連続で表示されます。 オートフィルの日付入力についても、きちんとマクロに記録されていることが確認できました。 あとは従業員名の名前や表のタイトルを変更すればシフト作成は完了です。 マクロには限界もある エクセルのマクロ機能を使ったシフト作成は、シートのコピーやデータの消去などの単純作業を自動化できる点については非常に便利です。 しかし、マクロ機能だけでは記録できる操作に限界があります。 以下のような処理を実行するためには、やはりVBAを利用する必要があります。 繰り返し処理 記録したマクロを実行するときは、1回ずつ実行ボタンを押す必要があります。 シフトを作成するとき、翌週分だけでなく翌々週や、一か月後のシフトも同時に準備しておきたいという場合もあるでしょう。 この場合、1シート目、2シート目と繰り返し実行ボタンを押す必要があるため、作業に不便を感じてしまうかもしれません。 分岐処理 シフトを作るときは、従業員一人ひとりの労働時間や、その日にかかる人件費予算なども考慮しなければなりません。 勤務時間や人件費の状況を可視化するためには、「8時間以上の勤務にはセルが赤色に表示される」など、数値に応じて個別の操作を処理できる機能があると非常に便利です。 しかし、マクロの記録機能には、「もしこうだったら・・・」という分岐処理は備えられていません。 事由ごとにセルを色付けしたり、該当のセルに入力があった場合に数値を置換したりといった応用性の高い作業にはVBAが不可欠といえるでしょう。 まとめ エクセルのマクロ機能を使ったシフト作成の方法をご紹介しました。 VBAの活用が難しい場合には、簡単な操作のみでシフト作成できるシフト管理システムの導入を検討してみましょう。 ドラッグ・クリックといった基本的な操作で完結するため、難しいプログラミングや関数の知識は必要ありません。 また、シフト作成時に労務違反のリスクが高いシフトにアラートを表示し、安全なシフト作成をサポート。 人件費も自動計算されるため、人件費管理の強化が可能です。 シフト作成の業務負担を軽減できるだけでなく、店舗の運営・管理に役立ちます。 エクセルでのシフト作成・管理に限界を感じている人は、ぜひシフオプの導入を検討してみてください。

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【VBA】暇だったのでランダムでシフトを自動生成する仕組みを作ってみた(解説編)

シフト表 自動作成

使い方 インストール AppStoreから「シフト表Lite」をインストールしてください。 初回の起動時はアプリの説明が表示されます。 説明が終わると空白の勤務表が表示されます。 画面左上のメニューアイコンをタップして設定を進めます。 シフトパターンを登録する はじめにシフトパターンを設定します。 メニューから「シフトパターン」をタップします。 「シフトパターン」では早番や遅番などの勤務体系を登録します。 初期では「早番」「日勤」「遅番」「夜勤」が設定されています。 画面右上の「編集」をタップして順番を入れ替えたり削除したりすることができます。 項目をタップすることで明細を確認できます。 設定可能な情報は「名称」「短い名称」「テーマカラー」です。 スタッフ情報を登録する 次にスタッフ情報を設定します。 メニューから「スタッフ情報」をタップします。 「スタッフ情報」ではスタッフの名前やシフトパターン、勤務可能日数等を設定します。 初期では4名のテストスタッフが登録されています。 画面右上の「編集」をタップして順番を入れ替えたり削除したりすることができます。 項目をタップすることで明細を確認できます。 設定可能な情報は名前や性別の他に「シフトパターン」「1ヶ月の次第勤務日数」「1週間の最大勤務日数」「出勤可能な曜日」があります。 割り当てる人数を登録する 次に割り当て人数を登録します。 メニューから「シフト表」をタップします。 横並びに日毎の情報が表示されていますので、画面下にあるシフトパターンにそれぞれ必要な人数を割り当てて行きます。 割り当てた人数がマイナス表記で表示されます。 作成する期間を設定する 次にシフト表を作成する期間を設定します。 画面上部のカレンダーのアイコンをタップします。 期間を入力して「完了」をタップします。 シフト表を作成する シフトパターン、スタッフ情報、割り当て人数の設定が完了すると勤務表を作成することができます。 画面右上の青色のアイコンをタップします。 「割り当て」をタップします。 自動で勤務表が作成されます。 勤務表をクリアするには画面右上の白色のアイコンからクリアできます。 シフト表のセルをタップすることで、手動でシフトを変更することができます。 シフト表を出力する 作成したシフト表は画像として出力することができます。 出力するには画面上部のカメラアイコンをタップします。 カメラロールに保存する画面が表示されますので、「完了」をタップして保存することができます。

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勤務シフト表を自動作成する「シフト表Lite」の使い方

シフト表 自動作成

機能1|シフト表をカレンダーで閲覧する 機能2|シフト表の総業務時間を計算する 機能3|シフト表の時間帯を選択できる 機能1|シフト表をカレンダーで閲覧する この記事で紹介するシフト表では、カレンダーをガントチャート風に右に伸ばしていくことで、記入していきます。 動画で紹介しているとおり、開始日と終了日を入力することで自動で日付を入力することが可能です。 機能2|シフト表の総業務時間を計算する この記事で紹介するシフト表では、シフト表の下部で業務日数を確認することができます。 総業務時間はシフト表下部の業務日数にシフト別の業務時間をかけ算することで算出可能です。 また人員が「0」の場合は、セルが黄色くなり、不足している人員を可視化することもできます。 機能3|シフト表の時間帯を選択できる シフト表上部の一覧表で、「シフトの分類」を作成・管理することができます。 分類ごとに「開始」「終了」時間を入力することで業務時間を変更可能です。 また一覧表を拡張すれば、シフトの分類を増やすこともできます。 エクセル関数でシフト表を作成する手順 ステップ1|開始日と終了日 ステップ2|No, 氏名, 役職 ステップ3|日付 ステップ4|曜日 ステップ5|見た目を整える ステップ1|開始日と終了日 画像のように「開始日」と「終了日」の一覧表を「B2:C3」の範囲に作成します。 ステップ2|No, 氏名, 役職 次に、「No」「 氏名」「 役職」を入力します。 「B6」「C6」「D6」に文字列を入力したら、それぞれのセルを一つ下のセルと結合しておきましょう。 続いて、人員の数に応じて、罫線を引きます。 ステップ3|日付 日付を入力します。 すると、「F6」に入力した数式が終了日セルまで入力されます。 次の手順で操作します。 ホームタブのにある書式横のドロップダウンを開く• 「その他の表示形式 M 」をクリック• 最後に、日付が入力されている列を選択し、列幅を「4. 5」に修正します。 これで、日付の入力は完了です。 ステップ4|曜日 日付ごとに曜日を入力します。 これで、一つ上のセル「E6」の日付に対する曜日が一文字で表示されます。 あとは、「E7」セルを終了日までコピーすれば、各日付ごとに曜日を表示することができます。 ステップ5|見た目を整える 値の入力ができたら、最後に画像のように見た目を整えます。 まず、日付と曜日が入力されているセルの表示を「中央揃え」にします。 続いて、シフト表全体に罫線を引きます。 これで、シフト表の必要情報が全て入力できました。 手順2|シフトの分類を記載していく 次にシフトの分類を一覧表に記載していきます。 画像のように、「E2:K4」セルに一覧表を追加します。 なお、分類の数が多い場合は枠を増やすことで対応できます。 手順3|開始日と終了日を記入したら、カレンダーが自動で出力されるようにする 続いて、開始日と終了日から、自動でシフト表の日付を出力されるように修正を加えていきます。 ここで使用しているのは「IF 論理式, 真の場合, 偽の場合 」を利用した数式です。 あとは、「F6」の数式を残りの日付セルにコピーすれば「開始日」と「終了日」から自動でカレンダーが出力されるようになります。 手順4|土日を条件付き書式で色を変える 次は、画像のようにカレンダーの内、土日の列に色をつけていきます。 手動で色をつけるのではなく、「条件付き書式」という機能を使用して日付と連動して自動で色がつくように設定していきます。 まずは、「日曜」列に自動で色付けをする設定をしていきます。 下記の手順で操作しましょう。 「E6」セルを選択• ホームタブの「条件付き書式」をクリック• 「ルールの管理 R 」をクリック• 上部のドロップダウンリストから「このワークシート」を選択 続いて、次の手順で条件を設定します。 「新規ルール N 」をクリック• 「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択• 「土曜」列に色付けする場合も同様の手順で、「次の数式を満たす場合に値を書式設定 O :」に入力する数式を次のように修正すれば設定完了です。 まず、「祝日」がいつかを把握するため、次の手順で「祝日」マスタを作成します。 「祝日」という名前のシートを追加• から「祝日マスタ」をコピー• 「祝日」シートに「テキスト」で貼り付ける 次に、作成した「祝日マスタ」を利用して、条件付き書式を設定します。 「E6」セルを選択• ホームタブの「条件付き書式」をクリック• 「ルールの管理 R 」をクリック• 上部のドロップダウンリストから「このワークシート」を選択• 「新規ルール N 」をクリック• 「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択• 「書式 F 」をクリックして、適用したい書式を設定• これで土日に加えて、祝日についても色がつくように設定できました。 手順6|シフト表にシフトを入力する シフト表へ、画像のように、シフトの分類で記入していきます。 手順7|COUNTIFでシフト数をカウント 各シフトの分類がいくつあるかを自動でカウントさせて表示させます。 画像のようにシフト数が「0」の場合はセルを黄色で表示します。 続いて、表示が「0」だった場合に、黄色く塗りつぶす条件付き書式を設定します。 「E18」セルを選択• ホームタブの「条件付き書式」をクリック• 「ルールの管理 R 」をクリック• 上部のドロップダウンリストから「このワークシート」を選択• 「新規ルール N 」をクリック• 「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択• 「書式 F 」をクリックして、適用したい書式を設定• 手順8|見た目を整える 最後に、見た目を整えたら完成です。 画像のようにシフト表以外の部分を選択した状態で、塗りつぶしを実行しましょう。 動画で紹介しているシフト表のテンプレートを無料ダウンロードする この記事で紹介しているシフト表のテンプレートは以下のフォームから無料でダウンロード可能です。 ぜひ、ダウンロードして活用してみてください。 読み込んでいます… エクセルマクロVBAでシフト表を作ってみる この記事では、エクセルマクロVBAを使った方法は紹介していません。 しかしマクロVBAを使えば、さらに機能を増やすことができます。 一か月分の集計から、報告資料作成までうまく連携させることが可能です。 エクセルマクロVBAで出来ることを以下の動画でまとめているので、それらをシフト表を組み合わせることでさらにラクに仕事をこなすことが可能です。 もしエクセルマクロVBAを勉強したいのであれば、の動画講座をオススメします。 私も実際に試して、良い教材であることは確認済みです。 実際に教材を試して、以下のように短期間で難易度の高いマクロを書けるようになりました。 また「パソコンスキルの教科書」のYoutubeチャンネルに参加いただけると情報をいち早く受け取れるので、ぜひ登録をお願いいたします。 Filed Under:.

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