コロナ ビジネス 文書。 新型コロナウィルスで欠品のお詫び文例や文章と品切れの文書の書き方

ビジネス文書の書き出しに困ったらすぐ使える挨拶の例文

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ビジネス文書でのお詫び ビジネス上の失態等で先方に謝る必要があり、かつ対面や電話での謝罪が難しい場合はお詫び用のビジネス文書を使います。 このお詫び用のビジネス文書のことを「詫び状」といいます。 詫び状は「お詫び状」や「謝罪文」等と表現することもありますが、意味の上での違いはほとんどありません。 また詫び状は社外向けなので社外文書、始末書や顛末書は社内向けなので社内文書とも呼ばれています。 詫び状の具体的な使用場面としては、以下のような場合が挙げられます。 ・お客様に提供したサービスや商品に不備や不具合があった場合 ・手続き上のミスや事務処理での不備があった場合 ・商品やサービス、接客等へのクレームがあった場合 詫び状の書き方 詫び状の構成は主に宛先、発行日、差出人、表題、本文です。 ・宛先 先方の担当者が決まっていない場合等は、「〇〇株式会社御中」のように、「御中」をつけます。 なお「御中」とは宛先が個人でない時につけるもので、個人宛の場合の「様」に相当するものです。 この場合「御中」はつけずに「様」のみ使います。 ・発行日 詫び状の発行日も必ず記載します。 ・差出人 自分の会社名と部署名、名前を明記し、名前の横に捺印します。 ・表題 例えば商品の不備についての謝罪であれば「商品不備に関するお詫び」等、何についてのお詫びなのか分かるように記載します。 ・本文 絶対に入れなければいけないのは「謝罪」、「原因」、「今後の対策」です。 「謝罪」では今回のミスや不備等で迷惑をかけたことに対するお詫びの気持ちを伝えることが目的です。 「原因」を記載することでなぜ今回のようなことが起こったのかを明らかにします。 そして「今後の対策」を示すことで今後このようなことがないようにすることを明示します。 会社によって書式や決まり等は多少異なりますが、大まかには上記のような構成です。 詫び状の留意点 詫び状はただ出せば良いというものではありません。 以下に挙げる留意点は絶対に守りましょう。 ・すぐに差し出す ミスやクレームがあってから1ヶ月後に詫び状を差し出しても、本当に謝罪する意思があるのかと逆に不信感を募らせることになりかねません。 なるべく早く差し出すのも誠意の表れだといえます。 ・誤字脱字がないことを徹底的に確認する 特に先方の会社名や担当者名を間違う等した場合は、更なるクレームに発展する恐れがあります。 誤字脱字がないよう、上司にチェックを依頼するのが無難です。 ・原因と対策を納得できるように明示する 先方はなぜ今回のようなことが起こったのか、また今後も取引を続けても問題ないかを知りたがっています。 その原因と対策が納得できるものであれば、今後も取引を続けてもらえるかもしれません。 詫び状以外のお詫びの方法 詫び状以外のお詫びの方法には、次のようなものが考えられます。 ・直接訪問して謝罪する 先方の会社を訪問し、直接謝罪します。 最も誠意が伝わる方法ですが、直接更なるお叱りを受けやすい方法でもあります。 場合によってはお詫びの品を持参したり上司に同行してもらう等、他のお詫びの方法よりもできる幅が広いのも特徴です。 もちろんいきなり訪問するのはマナー違反ですから、事前に電話等の手段でアポイントを取っておくことは必須です。 ・電話で謝罪する 直接その場でクレームを受けた等でなければ、まずは電話で謝罪することが多いです。 そして先方の要望次第では直接訪問したり、詫び状を差し出す等で別途お詫びの気持ちを伝えます。 メールでのお詫び文書 先方が訪問を拒否されたり、メールでのクレームの為先方の住所や電話番号が分からない場合にはメールでお詫びすることがあります。 発行日が分かっている為不要という点以外、基本的な構成は詫び状と同じです。 またすぐに送る点や誤字脱字がないようにする等の留意点も同様です。 ただし、メールでのお詫びは訪問や詫び状よりも機械的で事務的な対応だと感じられる恐れがあります。 できることなら他の手段でお詫びする方が良いかもしれません。 詫び状の例文 具体的な例文を通して、詫び状に記載する本文の内容について確認してみましょう。 「平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。 原因を確認しましたところ、人員間の伝達ミスにより不備があった商品を発送してしまったことが発覚しました。 こうしたことがないよう普段から伝達ミスには留意するように指導していた矢先のことでございました。 今後はこのようなことがないよう、ダブルチェック後の記録を取る体制に変更しました。 この記録を残すことによって、ダブルチェックによって伝達ミスの根絶を図ります。 略儀ではございますが、取り急ぎ書面にてお詫び申し上げます。 どうぞ今後とも変わらぬご指導の程お願い申し上げます。 」 冒頭には簡単な挨拶を入れますが、時候の挨拶は不要です。 また本文の前後には「謹啓」と「敬具」等の頭語と結語を入れます。 そして原因と今後の対策を明記します。 今後同じことが起こらないことを伝えることによって、引き続き取引していただくことへの安心感を伝える為です。 あとは細かい内容等をミスやクレーム等に合わせて作成します。 文章の長さが誠意を担保するわけではないので、簡潔に要点をまとめましょう。 メールのお詫び文書の例文 続いてメールでのお詫び文書の例文を見てみましょう。 「お世話になっております。 この度は納期遅延でご迷惑をおかけし申し訳ございません。 原因を確認したところ、配送業者が配送日を誤って認識していたことが発覚しました。 これまでは業者が回収にきた際に口頭で配送日を念押ししていましたが、 今回は業者が急いでいる様子だったこともあり強く確認することを怠っておりました。 誠に申し訳ございませんでした。 商品は明日の午前中には到着することを配送業者に確認しました。 今後はこのようなことがないよう、どんな事情があれ配送業者への念押し確認を徹底いたします。 どうぞ今後とも変わらぬご指導の程お願い申し上げます。 メールにて恐縮ですが、取り急ぎお詫びとご連絡申し上げます。 」 メールであっても、文章の内容は詫び状とほとんど変わりません。 謝罪と原因及び対策は必ず記入します。 冒頭は「お世話になっております」と自分の所属と氏名について記入するのが一般的です。 その後に謝罪と原因、そしてその対策を端的に明示します。 メールならではの留意点として送信先不備等には十分に気をつけましょう。

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コロナウイルスでイベント等が中止の際のお知らせ文書や案内文の例文3つ!

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新年度が始まる4月は、人事関係でも動きがある企業も多く、取引先や顧客に対してメールや手紙を送る機会も増えるのではないだろうか。 ビジネスシーンで使われる文章は、書き出しに季節に合わせた時候の挨拶が一言入ることで、相手からも「礼節がある」と受け取られ良い印象につながる。 しかし、送る相手によって「どのような書き出しや挨拶文が適切なのか」「書き出しと結びの言葉は合っているのか」など、不安に感じることもあるだろう。 今回は、4月にメールや手紙を送る際に利用できる時候の挨拶を紹介する。 カジュアルやフォーマルなどのシーン別や送る相手との関係に合わせて適切に使い分け、活用してほしい。 ・春陽の候、貴社に置かれましてはますます繁栄のことと、お喜び申し上げます。 ・春爛漫の候、貴社益々ご清祥のこととお喜び申し上げます。 ・春暖の候、貴社におかれましてはいよいよご隆盛の由、大慶の至りと存じます。 ・桜花の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。 <カジュアルな時候の挨拶> 口語調と言われる話し言葉を挨拶文に入れると、カジュアルな文章が作成できる。 一カ月の中でも変化の様子が大きい「桜」という言葉を使った時候の挨拶を入れると、4月の中でも実際にメールを送る時期にふさわしい文章になるだろう。 ただし、桜の開花や満開の時期は地域によって異なるため、桜前線など開花情報を確認するといった配慮も必要だ。 ・桜の便りが次々と聞かれるこの折、いかがお過ごしでしょうか。 ・近所の桜も満開となり、暖かな陽気が心地よい季節となりました。 ・葉桜が目に鮮やかな季節となりましたが、お元気でお過ごしでしょうか。 ・春風が心地よい今日この頃、皆様にはいよいよご清祥の由、心からお喜び申し上げます。 ・日中は少し汗ばむほどの季節となりましたが、お健やかにお過ごしのこととお喜び申し上げます。 <関連記事> メールの文末に使える結びの挨拶 メールの最後には、「相手の繁栄を祈る言葉」や「指導・愛護を願う言葉」を結びの言葉として記載しよう。 ここでも、書き出し同様に季節や状況を加味した言葉を選ぶよう心がけたい。 ここでは、メールの結びとしてふさわしい挨拶文を見ていこう。 <フォーマルな結びの言葉> ビジネスメールは、手紙よりも比較的やり取りの頻度が高いだろう。 そのため、一般的な結びの挨拶を記載するほか、メールで伝えた要件に合った言葉を最後に書くのも良い。 シーンに合わせて適切な言葉を使い分けよう。 ・春爛漫のみぎり、社員皆々様には一層のご健勝を心よりお祈りいたします。 ・桜花のみぎり、貴社の一層のご繁栄を心より申し上げます。 ・新年度の行事の多い季節に恐縮ですが、引き続きよろしくご協力を賜りたくお願いいたします。 ・年度の変わり目でお忙しいかと存じますが、ご検討のうえ、ご返答いただきますようお願い申し上げます。 ・色とりどりの花が咲き競う季節、略儀ながら書中をもちましてお礼とさせていただきます。 <カジュアルな結びの言葉> 結び言葉は書き出しに合わせてフォーマルな文章を言い換え、カジュアルな印象にすると良いだろう。 また、「新天地」や「新生活」といった言葉も4月にはよく使われるため、相手の状況に合わせて使い分けよう。 ・季節の変わり目につき、くれぐれもお身体には気をつけてお過ごしください。 ・花冷えの季節、くれぐれもご自愛ください。 ・桜花爛漫の折り、近いうちにお花見でもいたしましょう。 引き続きどうぞよろしくお願いいたします。 ・そちらの花便りもお聞かせください。 今後とも宜しくお願い致します。 ・新天地でのさらなるご活躍をお祈りしております。 手紙の書き出しや時候の挨拶 ビジネスレターや公的な手紙の場合、フォーマルシーンでは「拝啓」などの頭語を文頭に書くのが一般的だ。 同僚や立場の近い上司に向けた手紙など、比較的砕けた文章を使いたい場合は、口語調で時候の挨拶を書くのも良い。 ここでは、ビジネスシーンで使う手紙の書き出しや時候の挨拶について紹介する。 <フォーマルな時候の挨拶> フォーマルなシーンで使うビジネス文書は基本的な書式が決まっており、「頭語」「時候の挨拶」「相手を気遣う言葉」「感謝の言葉」が前文として構成される。 最も多く使われる頭語は「拝啓」だが、このほか丁寧な文書に適した頭語として「謹啓」「恭啓」「謹白」などが挙げられる。 相手によって正しく使い分けると良いだろう。 ・謹啓 春爛漫のみぎり、貴社におかれましては、益々ご清祥のこととお喜び申し上げます。 日頃は格別のお引き立てにあずり、心よりお礼申し上げます。 平素は一方ならぬご愛顧を賜り、心より御礼申し上げます。 ・粛啓 仲春の候、貴社におかれましてはいよいよご隆盛の由、大慶の至りと存じます。 <カジュアルな時候の挨拶> 一方、カジュアルな手紙では頭語を省略し、口語調の時候の挨拶から書き始める。 この場合、カジュアルなシーンでのメールの書き出しと同様と捉えると良いだろう。 ・桜の便りが次々に聞かれるこの折、いかがお過ごしでしょうか。 ・春もたけなわとなりました。 皆さまにおかれましては、健やかにお暮しのことと存じます。 ・近所の桜も満開となりました。 お元気にされているとのことで何よりです。 ・花吹雪が舞うこのごろ、皆様におかれましてはお変わりございませんか。 ・春風が心地よいこの頃ですが、お元気にされていることと存じます。 ・春の日差しが心地よくなりましたが、皆様お変わりなくご壮健にてお暮らしのこと何よりに存じます。 ・木々もすっかり芽吹き、新緑の葉が茂る季節となりましたが、いかがお過ごしでしょうか。 <関連記事> 手紙の文末に使える結びの挨拶 手紙の結びの挨拶もメール同様に、ビジネスシーンでは「繁栄や活躍」、プライベートシーンでは「相手の健康や幸せ」を祈う一文を書くと良いだろう。 最後に思いやりの気持ちを添えることで、より印象の良い手紙になる。 ここでは、フォーマルとカジュアルシーンに分けて文例を見ていこう。 <フォーマルな結びの言葉> 頭語を用いて手紙を書いた際は、最後に「結語」で締めくくる必要がある。 結語は「敬具」「敬白」「謹言」「再拝」など、頭語に合わせて正しい組み合わせて使用するよう注意が必要だ。 相手によって適切な言葉を選ぶ用配慮したい。 ・陽春の候、お身体にはお気をつけてお過ごしください。 敬具 ・春爛漫の候、貴社のさらなるご発展を心より祈念いたしております。 敬白 ・春日のみぎり、一層のご発展をお祈りいたしますとともに、倍旧のご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。 謹言 ・若草萌る好季節、皆様のますますのご健勝と貴社のご繁栄をお祈り申しあげます。 敬具 ・新たな場所で更なるご発展とご活躍をお祈りいたします。 敬白 <カジュアルな結びの言葉> 気心の知れた相手に手紙を送るときは、堅苦しい表現を避け、柔らかい口調で手紙の最後を締めくくると良いだろう。 相手の状況に合わせた結びの一文にするとより気持ちが伝わりそうだ。 ・穏やかなる春をお迎えになりますようお祈り申し上げます。 ・花の季節ですが、まだ朝晩は肌寒くございます。 どうかご自愛ください。 ・春光あまねく満ちわたる季節、皆様のご多幸をお祈りいたします。 ・新たな環境での生活に無理のないよう、活躍を祈っております。 ・桜便りが届く今日この頃、近々お会いできる日を楽しみにしています。 ・風が快い季節となりました。 当地へもぜひお出かけください。 ・桜の花もあっという間でしたね。 何かとお忙しい毎日かと思いますが、無理をせず健康にお過ごしください。 まとめ 企業にとって新しい年度が始まる4月は、お世話になった方への感謝や新天地での活躍に対する期待の気持ちを伝える機会が多いだろう。 最近では、挨拶の際に手紙に加えてメールを活用することも増えているようだ。 フォーマルな文章は基本的な構成やパターンが決まっているものの、あまりに形式的すぎるとかえって気持ちが伝わりにくい場合もある。 手紙やメールを送る際のマナーは最低限意識しつつ、季節感や相手との関係性を重視した内容で気持ちを伝えてみてはどうだろうか。 <お役立ちコンテンツ「ビジネスメール・手紙の挨拶文例」> <PR>•

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新型コロナウィルスで欠品のお詫び文例や文章と品切れの文書の書き方

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コロナウイルスの感染拡大により、外出自粛・3密を避けるなどで仕事のやり方も変わってきていますよね。 リモートワークを取り入れている会社では、在宅でメールやテレビ電話・ネットワークを利用しお仕事を進めている方も多いでしょう。 そんな中、 お取引先やお客様とのメールのやり取りではコロナウイルスについて気遣う言葉を添えたいですよね。 また、リモートワークが出来ない会社・職種もあるでしょうから、 打ち合わせ・イベントやセミナーなどの延期・中止などをメールで伝えなければならない人もいるでしょう。 そんな時も、お客様に気遣いの言葉をかけたいですよね。 今回は、 ビジネスメールでコロナウイルスについて気遣う言葉を使ったビジネスメールの例文をご紹介していきます。 他にも、打ち合わせやイベント・セミナーなどを延期・中止したい場合の例文もご紹介します。 本文 普段であればこのような挨拶をしてから、本文に入っていくと思います。 コロナウイルスの影響で経済状況が苦しい中『ますますご清栄のこと』などという言葉を使うのは、相手に失礼なのではないか?と思う方もいるでしょう。 ただし、ご清栄は相手の安否を伺うものではないので問題ないということを前置きしておきます。 現在弊社では、新型コロナウイルスの影響により、お取引先様との接触を控えるよう通達がございました。 ご迷惑をお掛けし申し訳ございませんが、ご検討いただけますようお願い申し上げます。 あなたのせいで打ち合わせを延期・中止になるわけではありませんが、 最後に謝罪の文言を入れるのはマナーかな?と思います。 相手によってはそれでも会って打ち合わせするのが当たり前だろう! こちらは感染対策を万全にしている、そちらの勝手な言い分だろう! などと思う人もいるかもしれませんよね。 あなたのせいではない。 と分かってくれそうな相手でも、謝罪の一文は入れておいた方がいいですね。 イベント・セミナーの延期・中止を知らせる 厚生労働省からも、換気の悪い・多数が集まる・間近で会話や発声をする。 つまり 「密閉・密集・密接」の3密を避ける事が要請されました。 これにより イベントやセミナーなどを延期・中止する主催者も増えていますよね。 仮に開催してもキャンセルなどが相次ぎ、開催できない状況にもなっているようです。 そんなことを鑑みて、イベントやセミナーを延期・中止するお知らせをメールで送る例文をご紹介します。 新型コロナウイルス感染症の動向に鑑みて、当社主催のイベント セミナー の開催を中止 延期 させていただくことになりました。 なお、状況が改善され再開できる状況が整いましたら、改めて日程や詳細などをお知らせさせて頂きます。 未曾有のことで、弊社としても対応が行き届かない点もあるかと思いますが、何卒ご承知の程、お願い申し上げます。 【申し込みや料金徴収済みの場合】 すでにお申し込みが完了している段階でのご連絡となり大変申し訳ございません。 事前にお収めいただいております参加費 チケット の払い戻しに関しましては、ご指定の口座にご返金させていただきます。 どうぞよろしくお願い致します。 <自分の署名> 今回の例文はイベント・セミナーの延期や中止により、返金があるという内容でした。 もちろんお客様にどのように対応するかによって内容が異なりますので、あなた会社などのケースに合わせてくださいね。 さいごに 今回は、コロナウイルスについて気遣うビジネスメールの例文を紹介しました。 コロナウイルスの影響により仕事の仕方も変わってきましたよね。 会社に出社しても、会社からの指示で在宅で仕事をしたり待機したとしても、 お客様との約束に対応しなければなりません。 コロナウイルスの感染予防のために、打ち合わせやイベント・セミナーを延期したり中止することもあるでしょう。 そして、 会わないという配慮から要件をメールでやり取りする機会も多いはずです。 今回ご紹介したビジネスメールの例文を、 お客様の体調を気遣う時などの参考にしてみてくださいね。 最後までお読みいただきありがとうございました。

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